La digitalizzazione dei documenti e la conservazione digitale

È di qualche giorno fa la notizia che il ministro Madia ha apportato qualche piccola modifica al decreto di digitalizzazione dell’Amministrazione Pubblica, rendendo operativo l’avvio del domicilio digitale per tutti i cittadini, i quali potranno ricevere tramite un semplice indirizzo e-mail tutte le comunicazioni dell’amministrazione pubblica, comprese le multe. Ci sarà un notevole risparmio per quanto concerne le spese di spedizione, che secondo le stime si aggirerebbe intorno ai 250 milioni l’anno. Inoltre ci saranno rilevanti vantaggi per il cittadino, che si vedrà recapitare comunicazioni importanti su una casella e-mail probabilmente predisposta ad hoc, senza perdita di lettere, lunghe file alla posta durante il week end.

Questa notizia può essere inquadrata in un più ampio discorso: la digitalizzazione. In Italia sono ormai parecchi anni che si parla di digitalizzazione, quel processo che prevede il lento abbandono della carta stampata, non solo per salvaguardare intere foreste, patrimonio dell’umanità senza il quale difficilmente riusciremo a vivere, ma anche per limitare la grandezza fisica degli archivi e avere dei database con documenti sempre reperibili, facili da utilizzare e da elaborare e che siano in linea con la normativa vigente.

La digitalizzazione è un processo abbastanza lungo, ancora in corso e prevede non solo la conversione dei documenti cartacei già prodotti in documenti digitali ma anche l’aggiornamento di tutta l’amministrazione pubblica a sistemi informatici in grado di comunicare con i database e di produrre nuovi documenti digitali. Negli ultimi tempi abbiamo pertanto assistito a un’inversione di tendenza secondo cui, i documenti informatici sono diventati i file originali di cui il documento cartaceo è una copia. Con l’evolversi dei documenti, si evolverà anche il processo di conservazione degli stessi.

La conservazione digitale è l’insieme di quelle attività e processi che, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, garantiscono l’accessibilità, l’utilizzabilità, l’autenticità e la reperibilità dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati a essi associati nel medio e nel lungo periodo, in un ambiente tecnologico presumibilmente diverso da quello originario. Bucap è un’azienda che opera nel settore dell’archiviazione fisica e della gestione ottica dei documenti. Il sistema di conservazione digitale offerto da Bucap aderisce completamente al modello concettuale proposto dalla normativa vigente, garantendo l’accesso agli oggetti digitali conservati per tutto il periodo prescritto dalla legge, indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico.

Il processo di conservazione è svolto al fine di conservare e mantenere validi nel tempo i documenti informatici, in modo che sia sempre possibile ottemperare all’obbligo di esibizione imposto dal legislatore.
Questo lento abbandono della carta è sicuramente un grande passo in avanti, un’evoluzione tecnologica senza eguali, un gran risparmio di risorse, per quanto l’uomo faccia fatica ad accettare il cambiamento, un domani esisterà solo la scrittura digitale su Tablet e Pc, Lavagne elettroniche, file digitali, Database digitali.


by redazione